Rehber

SKT Takip Programı Nedir?

SKT takip programı, işletmenizdeki ürünlerin son kullanma tarihlerini kayıt altına alan ve süresi yaklaşanları önceden haber veren bir yazılımdır. Marketler, bakkallar, kasaplar, fırınlar ve kafeler için hem denetim riskini hem de ürün israfını azaltır.

Neden bir SKT takip programına ihtiyaç duyulur?

Küçük bir markette bile aynı anda yüzlerce farklı ürün bulunur ve her birinin son kullanma tarihi farklıdır. Bu tarihleri defterle veya hafızayla takip etmek belli bir ürün sayısından sonra pratikte imkânsız hale gelir. Sorun genellikle iki şekilde ortaya çıkar:

• Denetimde ceza riski. Son kullanma tarihi geçmiş bir ürün rafta bulunduğunda sorumluluk doğrudan işletmeye aittir. Denetim sırasında kayıt gösterememek durumu daha da zorlaştırır.
• Fark edilmeyen zarar. Rafta unutulup süresi dolan her ürün doğrudan kayıptır. Tek tek bakıldığında küçük görünür, ancak ay sonunda toplandığında ciddi bir rakam oluşturur.
• Personel değişimi. Takibi hafızasında tutan kişi işten ayrıldığında bilgi de onunla birlikte gider.

SKT takip programı nasıl çalışır?

Mantık basittir: her ürün sisteme bir kez kaydedilir, program geri kalan hesabı kendisi yapar.

1. Ürün kaydı

Ürünün barkodu okutulur. Barkod okuyucu kullanılabileceği gibi, telefonun kamerası da bu iş için yeterlidir. Ürün daha önce kaydedilmişse adı otomatik gelir; kullanıcının yalnızca son kullanma tarihini girmesi yeterli olur. Elinizde hazır bir Excel listesi varsa toplu olarak da yüklenebilir.

2. Otomatik uyarı

Program her açılışta kalan günleri yeniden hesaplar. Süresi yaklaşan ürünler ayrı bir listede toplanır ve renklerle ayrılır: süresi geçenler kırmızı, birkaç günü kalanlar turuncu görünür. Böylece hangi rafa öncelik verileceği bir bakışta anlaşılır.

3. Raf kontrolü

Kritik listedeki ürünler raftan çekilir, öne alınır veya indirime konur. İşlem tamamlandığında ürün listeden çıkarılır.

SKT takibi elle neden yapılamaz?

Defterle takip küçük ölçekte mümkün görünür, ancak üç noktada tıkanır. Birincisi, her yeni ürün girişinde defterin baştan gözden geçirilmesi gerekir. İkincisi, hangi ürünün ne zaman kontrol edildiğine dair güvenilir bir kayıt kalmaz. Üçüncüsü ve en önemlisi, defter kimseyi uyarmaz — bakmayı unuttuğunuz gün sistem çalışmamış olur.

Yazılımın sağladığı asıl fayda hız değil, unutmayı ortadan kaldırmasıdır. Program her açıldığında hangi ürünlerin kritik olduğunu kendiliğinden önünüze koyar.

Hangi işletmeler kullanır?

Son kullanma tarihi olan ürün satan her işletme için uygundur: marketler ve bakkallar, benzin istasyonu marketleri, kasap ve şarküteriler, fırın ve pastaneler, kafe ve restoranlar, aktar ve kuruyemişçiler, eczane yanı sağlık ürünleri satan noktalar.

Özellikle büyük bir stok/ERP yazılımı kullanmayan, kendi başına ayakta duran küçük ve orta ölçekli işletmeler için anlamlıdır. Kurumsal zincirlerde bu işlev genellikle mevcut sistemin içinde yer alır.

Barkod okuyucu almak zorunda mıyım?

Hayır. Üç seçenek de kullanılabilir: USB barkod okuyucu (marketlerin çoğunda zaten vardır ve programa takılıp doğrudan çalışır), telefon kamerası (ek donanım gerekmez) veya barkodu elle yazmak. Telefonla okutma özellikle rafın önünde çalışırken pratiktir; ürünü kasaya taşımaya gerek kalmaz.

Ayorin SKT Takip'i farklı kılan nedir?

• Ortak barkod kataloğu. Bir kullanıcı yeni bir ürünün adını girdiğinde, o eşleşme diğer tüm kullanıcılarda otomatik görünür hale gelir. Katalog kullanıldıkça büyür ve zamanla ürün adını elle yazma ihtiyacı neredeyse ortadan kalkar.
• Telefonla barkod okutma. Uygulama mağazasından indirme gerekmez; telefon tarayıcıdan bağlanır ve okuttuğunuz ürün saniyeler içinde bilgisayarda görünür.
• İnternetsiz çalışma. Bağlantı kesildiğinde program durmaz, çalışmaya devam eder.
• Otomatik yedekleme. Veritabanı her gün otomatik yedeklenir; bir sorun olduğunda geçmiş bir güne dönülebilir.

Denetimde ne isteniyor?

Gıda denetimlerinde bakılan temel konu, raftaki ürünlerin tüketilebilir durumda olmasıdır. Son kullanma tarihi geçmiş bir ürünün satışa sunulmuş halde bulunması işletme açısından risk oluşturur. Bu noktada iki şey önem kazanır:

• Rafta süresi geçmiş ürün bulunmaması. Asıl mesele budur ve düzenli kontrolle önlenir.
• Kontrollerin düzenli yapıldığının gösterilebilmesi. Kayıt tutmak, işletmenin konuya özen gösterdiğini ortaya koyar.

Defterle tutulan kayıtlar bu ikinci noktada zayıf kalır: okunması zordur, kaybolabilir ve geriye dönük arama yapılamaz. Dijital kayıtta ise hangi ürünün ne zaman sisteme girdiği ve ne zaman çıkarıldığı takip edilebilir.

SKT takip programı ne kadar zaman kazandırır?

Somut konuşalım. Elle takipte bir ürünü deftere yazmak, tarihi hesaplamak ve listeyi gözden geçirmek ürün başına yaklaşık yarım dakika sürer. Günde 30 ürün girişi olan bir markette bu 15 dakika eder.

Barkod okutmayla ürün girişi 5-10 saniyeye iner; üstelik ürün daha önce kayıtlıysa adı otomatik geldiği için yalnızca tarih girilir. Asıl kazanç ise kontrol tarafındadır: kritik ürünler zaten ayrı bir listede toplandığı için, "hangi ürüne bakmalıyım" sorusuna harcanan zaman tamamen ortadan kalkar.

Hangi bilgiler kaydediliyor?

Sistem her ürün için dört temel bilgi tutar: barkod (ürünü tanımlar ve bir sonraki okutmada adı otomatik getirir), ürün adı, raf numarası (ürünü rafta bulmayı kolaylaştırır, isteğe bağlıdır) ve son kullanma tarihi.

Bu bilgilerden hareketle kalan gün sayısı her açılışta yeniden hesaplanır. Kullanıcının ayrıca bir işlem yapmasına gerek kalmaz.

Kurulum ve kullanmaya başlama

Program Windows 10 ve Windows 11 ile çalışır. Kurulum dosyası indirilip çalıştırılır, sihirbaz birkaç adımda kurulumu tamamlar ve masaüstünde kısayol oluşturur. Ek bir yazılım veya sunucu kurulumu gerekmez.

İlk açılışta lisans anahtarı istenir. Anahtar girildikten sonra program kullanıma hazırdır. Elinizde mevcut bir ürün listesi varsa Excel üzerinden toplu olarak aktarabilir, böylece sıfırdan giriş yapmak zorunda kalmazsınız.

Sık karşılaşılan sorular

Program internet olmadan çalışır mı?

Evet. Bağlantı kesildiğinde program durmaz; ürün ekleyebilir, listeleri görebilir ve kontrollerinizi yapabilirsiniz. Bağlantı geri geldiğinde sistem kendini günceller.

Birden fazla bilgisayarda kullanabilir miyim?

Bir lisans aynı anda tek bilgisayarda kullanılır, ancak bilgisayar değiştirmek serbesttir. Telefon bağlantısında ise sınır yoktur; kasa, depo ve yönetici telefonu aynı anda bağlı olabilir.

Verilerim kaybolur mu?

Program her gün otomatik yedek alır ve son 30 günün yedeğini saklar. Bir sorun yaşandığında geçmiş bir güne dönmek mümkündür.